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                                        瑞安市國有資產投資集團有限公司會計電算化管理辦法
                                        發布日期:2013-12-19  來源:匿名  編輯:admin  瀏覽次數:11627

                                        第一章 總  則

                                        第一條  為了加強公司會計電算化管理,確保會計核算軟件的正常運行和安全,發揮其在會計信息處理和保存中的效用,根據《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》、《會計檔案管理辦法》,結合本公司具體情況制定本辦法。

                                        第二條  本辦法適用范圍:公司本部以及使用用友A++財務軟件的子公司。

                                         

                                        第二章  會計核算管理

                                        第三條  財務人員要嚴格按照財政部《會計基礎工作規范》的要求,進行賬務處理。

                                        第四條  任何登記入賬的經濟業務都必須填制記賬憑證,憑證號碼由系統連續自動生成。具體要求如下:

                                         1、現金和銀行存款支出原始憑證須經有關人員按規定權限嚴格審核、審批后方可錄入。

                                         2、摘要內容要求完整、簡明、扼要、表述準確,必要時可建立標準摘要庫。

                                         3、明細科目詳細至末級。

                                         4、當天業務當天完成。出納人員每五天輸出該五天出納報表,并審核簽字。

                                        5、期末結賬前,由財務主管負責轉賬憑證的操作。

                                        第五條  審核、記賬、結賬。

                                        1、由財務主管依據原始憑證,對機內的記賬憑證進行復核、確認無誤并進行電子簽名后,及時打印輸出,連同原始憑證一起保管。

                                        2、一張憑證的錄入與審核原則上不得由同一人完成,特殊情況下,經審批可以由一人完成。

                                         3、當日錄入的憑證,當日審核、當日記賬。

                                         4、對有錯誤的錄入憑證,應分不同情況進行處理:若在審核簽名前發現,由財務主管交原錄入會計進行更正;若在審核后、記賬前發現的,由審核記賬會計取消簽名后再交原錄入會計進行更正;若在記賬后發現的,以紅字沖銷法予以更正。嚴禁打開數據庫直接修改賬目。

                                         5、結賬。月末確認所有憑證都已記賬后進行結賬。

                                         6、總賬或科目匯總表每月打印一次,按規定審核后由有關人員簽章。

                                         7、年末將全部明細賬簿打印輸出,分類裝訂成冊。按《會計基礎工作規范化》的要求,封面、扉頁規范填寫,簽章齊全。同時做好年度磁性介質數據備份。

                                         8、出納的現金和銀行存款日記賬要做到日清月結,月末打印賬頁,年末按順序裝訂成冊。

                                        9、一般情況下不得進行反結賬、反記賬的操作。在確實需要的情況下,可以由財務主管完成該操作,并做好反結賬、反記賬的登記。

                                         第六條  會計報表

                                         1、報表取數公式由財務部經理設定或修改。

                                         2、各子公司會計報表按月上報電子報表和加蓋單位公章的紙質報表,按月打印對外會計報表及內部管理報表,按《會計基礎工作規范化》的要求予以裝訂。

                                        3、月度會計報表上報后,不得對該月度財務數據進行任何修改。

                                         

                                        第三章  計算機系統及硬件使用管理

                                        第七條  公司本部財務部(以下簡稱財務部)按照用友A++財務軟件的要求,設置系統運行環境,做好會計軟件運行前的系統測試及前期實施工作等。

                                        第八條  財務部負責賬務軟件系統初始化工作。包括統一設置總賬會計科目、憑證類型、賬簿格式、報表種類及格式,設定報表公式并予以下發,分配操作人員權限。

                                        第九條  如因工作需要更改系統運行環境要素和操作環境參數,由相關人員提出書面申請,經財務部批準后,由系統管理員會同財務部經理予以更改,同時設立變動登記簿,記錄操作人、操作內容、操作時間及監督人等內容。

                                        第十條  用于會計核算的電腦只能專機專用,設定復雜開機密碼,由專人保管;SQL數據庫及系統管理員用戶密碼位數不能少于12位,并分別由系統管理員和財務部經理分段保管;終端操作員密碼不少于6位,且定期更改。密碼應由數字、字母和字符交錯構成。

                                        第十一條  任何人員不得單獨打開數據庫文件增、刪、改數據。系統管理員進行系統維護操作時,要履行必要的審批手續,同時作詳盡記錄。系統管理員不得對實際會計數據進行操作。

                                        第十二條  系統管理員要加強日常檢查監督,定期對計算機系統進行檢查維護。如發現不規范操作要及時予以糾正,并制定出有效措施,確保同類事故不再發生。

                                         

                                        第四章 數據維護管理

                                        第十三條  由財務部對會計數據實行雙備份。分為日備份、月備份、年備份。備份由系統管理員完成。每日下班后由系統對賬務數據進行自動日備份;每月末完成月備份;會計年度終了結賬后完成年備份。對磁性介質存放的重要數據要保存雙備份,并由專人負責存放于不同地點。

                                        第十四條  系統管理員要對用友A++會計軟件和會計數據進行加密處理,切實防止他人對軟件和數據的非法修改和刪除。系統管理員因工作特殊需要,經批準后,方可對軟件及數據庫進行維護,但不得修改數據庫。

                                        第十五條  加強防毒意識,嚴禁使用、拷貝來歷不明、情況不清的各種軟件;嚴禁將未經檢測的外來存儲介質連接服務器;嚴禁把外界程序或可移植軟件隨便裝入電腦影響數據庫的安全。

                                        第十六條  任何一臺電腦感染上病毒,都要及時報告,并采取隔離、檢測和清除等措施。

                                        第十七條  年度備份屬檔案資料,歸檔后應定期復制(視保存期而定)。

                                         

                                        第五章   會計檔案管理

                                        第十八條  電算化會計檔案的管理要求

                                         1、電算化會計檔案范圍。包括:會計年度數據的備份盤;打印的書面會計憑證、會計賬簿、會計報表(含公式);同期的操作系統、相關的應用程序軟件及會計核算系統軟件;操作人操作日志等其他會計資料。

                                         2、書面會計檔案資料。應符合財政部《會計基礎工作規范》的要求,保存期限按《會計檔案管理辦法》的規定執行。

                                         3、電算化會計檔案磁性資料。電算化會計檔案中以磁性介質保存的會計數據資料,其保管期限與《會計檔案管理辦法》中規定的書面資料一致。會計軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的5年。磁性介質資料根據其保質期,定期復制,且應標識清楚,雙份歸檔,分存不同地點。

                                        第十九條  歸檔程序

                                        1、打印輸出會計資料的歸檔程序

                                        (1)憑證。審核后的記賬憑證及時打印,與原始憑證同存。月末按規定裝訂成冊,每本首頁為憑證匯總表,封面、封底及簽章齊全。年終辦理歸檔手續。

                                        (2)銀行日記賬。每日打印(或滿頁打印),按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印。年終將各月的日記賬順序裝訂成冊。辦理歸檔手續。

                                        (3)總賬(月度可以科目匯總表代替)。月末打印,年終分類順序裝訂成冊。辦理歸檔手續。

                                        (4)明細分類賬。年末打印,分類裝訂成冊。辦理歸檔手續。

                                        (5)會計報表。按統一會計制度和試點單位管理要求打印輸出,經有關人員簽章后生效。年末將月報表分類裝訂成冊。辦理歸檔手續。

                                        (6)賬簿、憑證、報表的裝訂、簽章、封面、賬簿啟用表等嚴格按《會計基礎工作規范》的具體要求執行。

                                        2、磁性介質會計數據檔案的歸檔程序

                                        會計年度終了,由公司財務部將年度會計數據備份盤或磁帶詳細標注,裝盒或裝套后妥善保管。

                                        第二十條  檔案的保存

                                        1、對于歸檔的會計資料,要按科學方法立卷存放。包括編卷號、作查閱索引目錄、按編號順序入柜等。

                                        2、電算化會計檔案管理要采取嚴格的安全措施。檔案室要做到防火、防盜、防水、防鼠,磁性介質資料要做到防磁、防震、防高溫,書面打印資料要做到防塵、防潮、防蟲、防霉。環境保持通風透光,空間適當(查閱需要)。重要資料實行雙備份,一份存檔案室,另一份異地存放(至少為不同建筑物)。磁性介質資料應定期復制。

                                        3、加強會計檔案的保密工作。任何人不得偽造、非法涂改變造會計資料,不得故意毀壞數據文件、賬冊、備份磁盤和裝有會計數據的計算機系統。

                                         

                                        第六章  崗位職責

                                        第二十一條  系統管理員崗位職責

                                        1、參與制訂公司電算化發展規劃及電算化管理制度。

                                        2、負責所有用友A++會計核算軟件數據的初始化、數據備份與恢復、系統運行錯誤的登記與排除工作。

                                        3、負責系統操作使用的組織與管理工作,分配操作人員的工作權限。

                                        4、負責程序軟盤、存檔數據軟盤、輸出憑證、賬頁及其他資料的保管工作,做好軟件數據資料的安全和保密工作。

                                        5、執行對操作人員的管理和計算機檔案管理職責,對用友A++會計核算軟件和硬件進行日常維護。

                                        第二十二條  終端操作員崗位職責

                                        1、執行系統管理員對本崗位工作的具體指揮、要求。

                                        2、及時準確的輸入及生成各種會計憑證、賬簿、報表。

                                        3、當天業務當天錄入電腦。

                                        4、嚴格保管軟件操作員密碼,密碼不少于六位數,每月更改一次。

                                        5、按照用友A++會計核算軟件使用手冊的要求錄入憑證數據,并負責錄入數據的校驗,對操作中出現的問題作詳細記錄并及時報告系統管理員。

                                        6、審核原始憑證的合法性及簽字審批手續。

                                        7、按日整理當日所有原始憑證、憑證底稿及計算機憑證,完整的交付裝訂人員進行裝訂。

                                        8、按照《會計基礎工作規范》的要求做好其他有關會計工作。

                                         

                                        第七章  附  則

                                        第二十三條  操作人員逾期不更改密碼或遺失密碼的,給予通報批評;擅自使用、拷貝來歷不明、情況不清的各種軟件,把外界程序或可移植軟件隨便裝入電腦導致電腦發生故障的,視情節輕重給予通報批評或行政處分,并扣績效考核分數1-5分;由于密碼丟失導致賬冊被非法篡改的給予行政處分,并扣績效考核分數10-20分;其他違反本辦法有關規定的,視情節輕重給予通報批評或行政處分,并扣績效考核分數1-10分;造成經濟損失的需照價賠償。

                                        第二十四條  本辦法由公司財務部負責解釋。

                                        第二十五條  本辦法自印發之日起施行。

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